Программа «Альфа-Авто: Автозапчасти + Автосервис 3.0 Проф» предназначена для автоматизации автосервисов и автомагазинов, а также фирм торгующих запасными частями и инструментами.

Блок учета запасных частей

Особенности учета, реализованные в конфигурации.

Общие сведения

• Учет автозапчастей ведется в разрезе поставщиков;
• На каждую запчасть заводится отдельная карточка, которая содержит следующую информацию: каталожный номер, продажные и закупочные цены, ставки налогов, рекомендованный минимальный остаток (для формирования Заказа на поставку), единицы измерения;
• Учет запчастей ведется в разрезе применяемости для разных моделей автомобилей;
• В системе, возможно, вести учет взаимозаменяемых деталей;
• При просмотре справочника запасных частей существует возможность вывода на экран только тех позиций номенклатуры, которые имеются в наличии на складе;
• При работе с каталогом товара существует возможность его сортировки по «Наименованию» либо по реквизиту «Каталожный номер», также имеется возможность отбора номенклатурных позиций в запросе по вхождению заданных символов в наименование, каталожный номер, код.
• В системе возможен учет складских запасов принципу адресной системы хранения, для этого необходимо в карточке товара заносится информация о «Ячейке хранения».
• Автоматическое списание себестоимости товаров происходит по одному из заданных методов: по среднему, FIFO, LIFO;
• Система позволяет производить расчет себестоимости товаров с учетом накладных расходов (доставка, таможня и др.), список накладных расходов пользователей может определять сам.
• Типовое решение позволяет покупать и продавать номерные агрегаты и сопровождать эту деятельность выпиской соответствующих документов;
• Учет автомобильных шин ведется по следующим характеристикам

• • типоразмерам (радиус, ширина, высота);
  • профилям (радиальный, диагональный и т.п.);
  • сезонности;
  • индексам нагрузки и скорости.

• Типовое решение позволяет вести учет отдачи от рекламной деятельности, а также вести учет реализации в разрезе менеджеров компании;
• В программе существует возможность вести учет сборки и разборки агрегатов (комплектов), с учетом накладных расходов.

Разделы документооборота торговли запасными частями

Документооборот торговли запасными частями можно разделить на 5 основных разделов:

• Блок торговли
• Блок работы по заказам
• Блок реализации (консигнации)
• Внутренний документооборот
• Финансовый документооборот

Блок торговли

Система имеет полный документооборот, позволяющий быстро и удобно формировать список первичных документов, необходимых для оформления купли-продажи товара.

Предусмотрена выписка счетов на оплату, а также возможность резервирования автозапчастей под конкретного клиента.

Для оформления розничных продаж запчастей используется документ «Товарный чек». В конце рабочего дня выполняется процедура-обработка «Создать накладную». Данная процедура на основании товарных чеков формирует расходную накладную на проданный за день товар. Возврат товара оформляется вводом нового чека на основании старого.

Система может быть сопряжена с различными типами ККМ работающими в режимах off-line, а также с фискальными регистраторами.

Блок Заказов

В системе существует возможность формирования «Заказа клиента» на приобретение автозапчастей.

Формирование «Заказа поставщику» возможно как вручную, так и автоматически, по нескольким алгоритмам:

• По нераспределенным заказам клиентов;
• По минимальным остаткам;
• По выбору менеджера.

Блок отчетов по Заказам позволяет проследить состояние заказов от момента их поступления до выдачи деталей клиентам.

Блок реализации  (консигнации)

Во всех конфигурациях реализован удобный способ учета консигнации (реализации) автозапчастей. По данному виду учета в системе реализован следующий документооборот:

• Приходная накладная по реализации;
• Расходная накладная по реализации;
• Отчет реализатора;
• Переоценка реализации;
• Инвентаризация реализатора.

При формировании документа «Отчет по реализации» при подборе видны только товары, которые числятся за конкретным реализатором, что значительно упрощает заполнение документа.

Внутрифирменный документооборот

В конфигурации существует набор документов, позволяющих быстро и удобно производить переоценку товаров, по различным критериям: относительно учетной цены, относительно цен конкурентов и т.д..

В программах существует документ «Инвентаризация», который производит сравнение реальных остатков и остатков по компьютерному учету. Документ имеет две печатные формы: «Инвентаризационную опись» и «Сличительную ведомость».

Документ «Перемещение товаров», позволяет перемещать товары между складами компании.

Блок финансовых документов

Программа позволяет вести учет движения денежных средств. Для этого в системе существуют следующие документы:

• Банковская выписка
• Приходный и расходный кассовый ордер
• Акт приема и передачи ценных бумаг (векселей, облигаций и т.п.).

В системе удобно реализован учет взаиморасчетов с подотчетными лицами и филиалами компании.

Блок Автосервиса

• Документ «ЗАКАЗ-НАРЯД» является многофункциональным документом в нём возможно, фиксировать как выполненные работы, так и проданные запасные части, необходимые для выполнения ремонта. Также в документе определяются исполнители работ. В случае выполнения работы несколькими мастерами, устанавливается процент участия;
• Система поддерживает возможность учета следующих видов ремонта: текущего, гарантийного, предпродажной подготовки и тюнинга. При желании перечень видов ремонта пользователь может корректировать;
• В системе возможно ведения списка «Комплексных работ», с помощью которого можно формировать список состоящий из нескольких работ из базы нормативов системы.
• Программа позволяет работать со страховыми компаниями и организациями, выставляя для них стоимость нормо-часа отличную от общей.
• Система позволяет планировать загрузку рем-зоны, для этого в программе есть документ «Заявка на ремонт», в котором указывается владелец, автомобиль, причина обращения и планируемое время постановки его в техцентр. Отчет «Планирование» показывает какое количество автомобилей записано на ремонт по предварительным заявкам.

Отчеты

Система имеет гибкий вывод информации в отчеты, с настраиваемой последовательностью группировки данных и устанавливаемой пользователем степенью детализации данных. Существуют возможности выгрузки отчетов в MS Exсel, отправки его по электронной почте.

Перечень основных отчетов системы:

Товарные отчеты

• Отчет по остаткам и обороту товаров на складах компании формируется в разрезе складов в ценах себестоимости. Группировку отчета можно задать в разрезе поставщиков, складов, документов, товаров и материально ответственных лиц;
• Товарный отчет. Выводит список документов, отражающих движение товаров (Типовая форма Торг № 29);
• Отчет о продажах товаров позволяет получить информацию о продажах товара с группировкой по менеджерам, клиентам, скидкам, производителям и многим другим реквизитам.
• Отчет «Анализ Складских запасов» позволяет просмотреть складские запасы в различных ценах, тип выводимой цены пользователь определяет сам, также возможно просмотреть историю изменения цены;
• Отчет по резервированию. Показывает те товары, которые были зарезервированы за определенный период. Существует возможность развернуть отчет в разрезе документов и посмотреть, по каким счетам были отложены материалы и по каким накладным сняты с резерва;
• Отчеты по реализации. Позволяют получить информацию о товарах, отданных и полученных на реализацию.

Блок отчетов по заказам

• Отчет «Заказы покупателей»;
• Отчет «Состояние Заказов покупателей» позволяет посмотреть в каком состоянии находится каждый конкретный заказ, отчет имеет следующие поля: Заказано, Передано Поставщику, Находится на складе (Ждет получателя), Получено.
• Отчет «Заказы поставщикам».

Отчеты Автосервиса

• Дневная выработка. Данный отчет содержит информацию о выполненных работах за выбранный день. Данные группируются по видам ремонта, по цехам и формам оплаты;
• Персональная выработка. Отчет позволяет получать оперативную информацию о выработке исполнителей работ за день отчета и с начала текущего месяца. Результаты группируются по цехам и исполнителям, также возможно получать развернутую информацию о выработке исполнителей работ за любой период, с разверткой по работам и «Заказ-Нарядов»;
• Сводная ведомость. Данный отчет позволяет получить сводную информацию о выполненных и оплаченных «Заказ нарядах» за выбранный период. Итоги группируются по формам оплаты (наличный или безналичный расчет), по цехам и по документам. Суммы за оплаченные работы и детали разнесены по разным колонкам;
• Реестр «Заказ-Нарядов». Данный отчет позволяет получить перечень «Заказ-нарядов» за выбранный период. Документы группируются по формам оплаты;
• В отчете «История по Заказ-нарядам» можно проследить всю историю работы с конкретным клиентом или машиной.

Финансовые отчеты

• Отчет «Движение денежных средств» предназначен для получения информации о движении денежных средств за выбранный период по банковским счетам, кассам и ценным бумагам с различной степенью детализации. Отчет формируется в четырех режимах (четыре закладки на форме): общий отчет, в который попадает информация о движении денежных средств по банковским счетам, кассам и ценным бумагам;
• Отчет «Активы и пассивы» предназначен для получения сводного оперативного баланса с различной степенью детализации. В отчет выводятся суммовые остатки и обороты за выбранный период по банку, кассе, ценным бумагам, взаиморасчетам с контрагентами, товарам на складах, сгруппированные различным образом.
• Отчет «Доходы и расходы» предназначен для получения информации о доходах и расходах за выбранный период с различной степенью детализации. В этом отчете находят отражение все хозяйственные операции в своем стоимостном выражении, приведенные к базовой валюте.
• Отчет «Взаиморасчеты» предназначен для получения информации о взаиморасчетах с контрагентами с различной степенью детализации. Остаточный и оборотный отчеты формируются на различных закладках отчета. Для отчета реализовано два режима развертки по валютам. Возможные группировки отчета по различным признакам (виды контрагентов; свойства контрагентов; менеджеры; договора с контрагентами; и др.)
• Отчет «Анализ отдачи от рекламы» выводит информацию о рекламной деятельности компании с различной степенью детализации. Возможные группировки отчета по источникам информации, видам документов;

Во многих отчеты системы, которые отражают товародвижение, можно посмотреть, как различные показатели учета изменялись с течением времени с разверткой от дня до квартала. Период пользователь определяет сам.

Сервисные функции

В комплект поставки программы, может быть включена система «Автокаталог» производства компании «Автософт» (г. Екатеринбург). Система АвтоКаталог представляет из себя электронную версию бумажных каталогов запасных частей по отечественным автомобилям и двигателям.

По сути, это компьютерный справочник (база данных) с информацией об устройстве автомобилей — от крупных узлов и агрегатов до запчастей с их кодами (каталожными номерами), наименованиями и графическими изображениями (чертежами). Программы Альфа-Авто и Автокаталог имеют интерфейсы связи друг с другом.

В комплект поставки программы, может быть включена книга Волгина В.В. — «Автобизнес». Это пособие — единственный в России источник профессиональной информации о современных методах системной организации, маркетинга и менеджмента в торговле техникой, запасными частями, ремонте и обслуживании техники. Читателю предлагается множество практически ценной информации о практике дистрибьюторов и дилеров зарубежных продуцентов автомобилей, тракторов и других машин в разных странах и на российском рынке на основе внутрифирменных материалов и многолетнего опыта автора в торговле техникой и запасными частями на внешнем рынке. Пособие адресовано высшим руководителям и менеджерам промышленных и торговых предприятий, действующих на рынках колесной и гусеничной техники, в том числе зарубежных.

Системные требования

Конфигурация «АЛЬФА-АВТО» не является самостоятельной программой и предназначена для совместного использования с компонентой «Оперативный учет» системы «1С:Предприятие 7.7».